Phase 1 - Gemeinsames Verständnis und Regeln
In der ersten Phase der Mediation werden die Parteien über das Mediationsverfahren und die Rolle und Haltung des Mediators informiert. Ziel ist, ein gemeinsames Verständnis über das übergeordnete Thema der Mediation, den Ablauf und „die Spielregeln„ der Zusammenarbeit zu finden. Die Mediationsvereinbarung wird geschlossen, das Mediationsverfahren eröffnet und das weitere Vorgehen miteinander abgestimmt.

Phase 2 - Themen und Reihenfolge
Die Parteien stellen in der zweiten Phase ihre Streitpunkte und Anliegen im Zusammenhang dar und identifizieren Gemeinsamkeiten. Auf dieser Grundlage werden die behandlungsbedürftigen Themen und deren Reihenfolge festgelegt. Der Mediator klärt, worüber zwischen den Konfliktparteien Uneinigkeit und worüber Einigkeit besteht.

Phase 3 - Von der Position zum Interesse
In der dritten Phase beginnt die eigentliche Problembearbeitung mit der Entscheidung über das erste zu behandelnde Thema. Danach erhalten die Beteiligten Gelegenheit, ihre Sicht des jeweiligen Aspekts des Konflikts zu jedem Themenpunkt umfassend darzustellen. Die Interessen und Bedürfnisse der Parteien werden dabei herausgearbeitet. Das gegenseitige Mitteilen der Interessen fördert das Verständnis und die Akzeptanz untereinander und ermöglicht den Parteien, zukunftsorientierte Optionen zu entwickeln.

Phase 4 - Lösungsoptionen
In der vierten – der kreativen – Phase werden durch die Parteien zu den einzelnen Problemfeldern Lösungsoptionen erarbeitet und bewertungsfrei gesammelt. Nach Abschluss der Ideenfindung werden diese Lösungsoptionen von den Parteien bewertet und verhandelt. Dabei ist nicht der "Schnellschuss" die erste Wahl, sondern der Abgleich zwischen gefundener Lösung und den in der vorherigen Phase ermittelten Interessen der Parteien. Es wird überprüft, ob und wie sich die jeweiligen Lösungsoptionen realisieren lassen. Der Mediator fasst die Ergebnisse schriftlich zusammen.

Phase 5 - Vereinbarung und Abschluss
Zum Abschluss der Mediation werden die finalen Ergebnisse schriftlich festgehalten. Dabei sind die konkrete Regelung des weiteren Vorgehens einschließlich der Festlegung von Umsetzungsfristen bis hin zum Verhalten im zukünftigen Konfliktfall üblich. Die am Ende der Mediation erzielte Einigung kann mit Zustimmung der Parteien in einer Abschlussvereinbarung dokumentiert werden (§ 2 MediationsG).
Die Abschlussvereinbarung kann, sofern die Parteien dies als sinnvoll oder erforderlich ansehen, notariell beurkundet werden.